martes, 10 de julio de 2012

DOCUMENTOS MERCANTILES


DOCUMENTOS MERCANTILES
    
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.



IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Documentos  Mercantiles negociables
Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en consecuencia son negociables. Estos son: Letras de Cambio, Pagarés y Cheques.

Letra de Cambio:  la letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

Pagaré: Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona (el emisor) se compromete a pagar a otra persona (el beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, Empresas o el Estado.

Cheque: Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco.
El cheque deberá contener: la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque, la firma del que lo expide, al que se denomina librador.
El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar al banco (librado) que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de éste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador.
El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula “a la orden” o “no a la orden”; puede también ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula “a la orden”, es transmisible por medio de endoso.
El endoso deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y será firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe. Esta garantía podrá ser prestada por un tercero o por el librador.
El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mención contraria se reputa no escrita. El librado podrá exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con el "recibí" del portador. Se presumirá pagado el cheque que después de su vencimiento se hallará en poder del librado.

Documentos Mercantiles no Negociables:
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. 

Sus características son: 
1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.

Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas. 

Sus características son: 
1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios.
6.- Firma del comprador

Otros Documentos Mercantiles son:

TICKET
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del RUS) sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del RER o RE, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.

LIQUIDACIÓN DE COMPRA
La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minería.

ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.

NOTA DE CRÉDITO
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

GUIA DE REMISIÓN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

EL VALE
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.

LOS GIROS
Es un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.

CARTA DE CRÉDITO
Son aquellas que los comerciantes dirigen a otro corresponsal o clientes suyos.

USO: se entregan cartas de crédito a los socios de las compañías. A señores empleados y viajeros cuando salen a otras plazas o cuando salen del país. La carta de crédito es para facilitar fondos a los viajeros a medida que va necesitando. Las personas que necesitan viajar y llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos, entregan a un comerciante o banquero cierta cantidad de una carta de crédito a su favor por el importe que deposita.

NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

NOTA DE DÉBITO
Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones. La nota débito será emitida al mismo usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad. Específicamente para incrementar (carga o debitar) el importe de una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, así como por anulación de operaciones.

RECIBOS POR HONORARIOS
El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual y que para efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta categoría. Es oportuno además, mencionar que si el profesional técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta.
También es preciso decir que en el caso del profesional y técnico independiente que labore en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin embargo, el profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de venta.

BOLETA DE PAGO
Es el documento de carácter laboral, debe ser otorgado por la empresa al trabajador bajo su cargo, el mismo que debe ser impreso teniendo en cuenta los requisitos que señala el dispositivo legal antes mencionado.

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