DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la
realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no
negociables. Los documentos
mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y
su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes
que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja
registradora de ventas, el cual
se entrega a el cliente que ha
hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de
muchas páginas relativo al arrendamiento
de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN
MERCANTIL
La importancia
de la documentación mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carácter
técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras,
haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un
pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Documentos
Mercantiles negociables
Los documentos mercantiles negociables
sustituyen al dinero en efectivo; en consecuencia son negociables. Estos son:
Letras de Cambio, Pagarés
y Cheques.
Letra
de Cambio: la letra de cambio es un
documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales
realizadas a plazos, la letra de cambio
es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada
deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al
tenedor del documento.
Pagaré: Es un documento de
crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en
determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero; documento
escrito mediante el cual una persona (el emisor) se compromete a pagar a otra
persona (el beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha
acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es
decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés pueden emitirlos
individuos particulares, Empresas o el Estado.
Cheque: Es un
giro a nombre del Banco donde se
tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta
dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al
beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago
incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor
de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que
tenga disponibles en un banco.
El cheque deberá
contener: la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título, el
mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del
que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de
ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque,
la firma del que lo expide, al que se denomina librador.
El librador o
tenedor de un cheque podrá solicitar al banco (librado) que preste su
conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de éste y la
existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador.
El cheque
puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula
“a la orden” o “no a la orden”; puede también ser librado para que se pague al
portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el
cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula “a la
orden”, es transmisible por medio de endoso.
El endoso
deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y será
firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes
del cheque. El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por
la totalidad o por parte de su importe. Esta garantía podrá ser prestada por un
tercero o por el librador.
El cheque es
pagadero a la vista. Cualquier mención contraria se reputa no escrita. El
librado podrá exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con el "recibí"
del portador. Se presumirá pagado el cheque que después de su vencimiento se
hallará en poder del
librado.
Documentos Mercantiles no Negociables:
Son todos aquellos documentos que
sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez
probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.
Recibo: documento en el cual
quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por
concepto de dinero u otra cosa.
Sus características son:
1.- Lugar, día, mes año en el que se emite
el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.
2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5.- Cantidad en números.
6.- Firma de quien emite el recibo.
Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.
Sus características son:
1.- Nombre y domicilio del comprador y el
vendedor.
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios.
6.- Firma del comprador
2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
3.- Condiciones de pago.
4.- Mencionar los descuentos si los hay
5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios.
6.- Firma del comprador
Otros Documentos Mercantiles son:
TICKET
Es un
comprobante de pago que se emite en operaciones que
se realizan con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del RUS) sin
embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del
RER o RE, permitiendo de este modo formar parte del costo o del
gasto para efectos tributarios.
LIQUIDACIÓN DE COMPRA
La Liquidación
de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las
personas naturales o jurídicas, sociedades
conyugales, sucesiones
indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o
acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad
agropecuaria y pesca
artesanal, de productos silvestres, minería.
ORDEN DE COMPRA
Es un
documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a
un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el
proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
NOTA DE CRÉDITO
La
Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar
comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir
(abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado
oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un
determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
GUIA DE REMISIÓN
Es
un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra
impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de
los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por
el departamento de venta.
EL VALE
Es
un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga
al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que
una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del
firmante del documento.
LOS GIROS
Es
un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera
cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que
los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.
CARTA DE CRÉDITO
USO: se entregan cartas de crédito a los socios de las compañías. A
señores empleados y viajeros cuando salen a otras plazas o cuando salen del
país. La carta de crédito es para facilitar fondos a los
viajeros a medida que va necesitando. Las personas que necesitan viajar y
llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos, entregan a un comerciante o banquero cierta
cantidad de una carta de crédito a su favor por el importe que deposita.
NOTA DE PEDIDO
Es el
documento que utilizan las empresas, para
que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden
por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original
queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que
pueda controlar su pedido.
NOTA DE DÉBITO
Es
un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a
su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras,
devoluciones. La nota débito será emitida al mismo usuario para modificar
comprobantes de pago emitidos con anterioridad. Específicamente para
incrementar (carga o debitar) el importe de una factura emitida a la que no se
le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, así como por
anulación de operaciones.
RECIBOS POR
HONORARIOS
El
recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales,
técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual y que para
efectos del impuesto a la renta genera rentas
de cuarta categoría. Es oportuno además, mencionar que si el profesional
técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas
de cuarta, sino Rentas de Tercera
Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por
honorarios, sino factura o boleta de venta.
También es
preciso decir que en el caso del profesional y técnico independiente que labore
en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin
embargo, el profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de
venta.
BOLETA DE PAGO
Es
el documento de carácter laboral, debe ser otorgado por la empresa al trabajador
bajo su cargo, el mismo que debe ser impreso teniendo en cuenta los requisitos
que señala el dispositivo legal antes mencionado.
excelente trabajo te felicito
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